مكتب السكرتاريا

هو مكتب تنظيميّ تابع لمدير إدارة الدراسات العليا والتدريب مباشرة وتختص مهام هذا المكتب فيما يلي:

• تنظيم العمل، وسياسته داخل المكتب.
• توزيع البريد على موظفي الدوائر والأقسام المختلفة وفقاً لأوامر المدير.
• تحديد مواعيد المقابلات، واجتماعات المدير، وفقاً لجدول أعماله.
• ترتيب وتنظيم الملفات، والمستندات المختلفة التي تقوم عليها أعمال الإدارة.
• استقبال الرسائل الكتابية، والمكالمات،  ورسائل البريد الإلكترونيّ، وعرضها على المدير في أوقات محددة، والرد عليها.
• حضور الاجتماعات للقيام بعرض جدول الأعمال، وتدوين الملاحظات، والنتائج التي توصل إليها الاجتماع؛ لتوفيرها للمدير في الوقت المناسب.
• التواصل مع الأقسام المختلفة، والتأكد من تنفيذ القرارات الإداريّة بالشكل المتّفق عليه.

 عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والاقسام المختلفة على المدير.